Microsoft Word 2003. Средства автоматизации

Последние версии текстового процессора Word позволяют эффективно сократить объем вводимого текста за счет использования средств Автотекст и Автозамена.

Использование автотекста

Автотекст – это режим автоматического ввода фрагментов текста. Он представлен двумя функциями: автозавершением и собственно автотекстом.

Функция автозавершения.

Текстовый процессор хранит словарь автотекста, состоящий из часто употребляемых слов и фраз. При вводе первых четырех символов словарного элемента появляется всплывающая подсказка с полным текстом слова или фразы. Если это то, что нужно, ввод всего фрагмента завершают нажатием клавиши <Enter>, в противном случае продолжают набор текста с клавиатуры. Пользователь может настроить свой словарь автотекста. Простейший способ внесения нового элемента:

ü выделить фрагмент (чтобы сохранить элемент вместе с форматированием абзаца, т.е. вид абзаца с отступами, выравниванием и т.п., включите знак абзаца в выделенный фрагмент);

ü щелкнуть на кнопке Автотекст в панели инструментов (или нажать Alt+F3) и в открывшемся диалоговом окне Автотекст (рис. 11.1) щелкнуть кнопку Добавить. В дальнейшем добавленный элемент можно вводить способом автозавершения, т.е. при появлении всплывающей подсказки после ввода четырех символов нажать <Enter>.

Указанное диалоговое окно можно открыть и при помощи меню: Вставка4Автотекст или Сервис4Автозамена4вкладка Автотекст.

Функция автотекста.

Окно Автотекст можно использовать и для другого способа назначения элемента автотекста. Для этого нужно выделить в тексте фрагмент и открыть окно Автотекст. Выделенный фрагмент текста отобразится в поле Образец этого окна

В поле Имя элемента нужно ввести произвольное имя, предназначенное для вызова элемента. Разумеется, имя должно быть коротким – один-два символа, иначе не имеет смысла использовать этот метод. Затем следует щелкнуть на кнопке Добавить и закрыть окно кнопкой Ok.

Для вызова элемента автотекста, назначенного этим способом, нужно набрать имя элемента и нажать клавишу <F3>. Появится полный текст назначенного элемента автотекста.

Недостатком этого способа является необходимость запоминания имен элементов автотекста.

Элементы списка автотекста распределены по категориям, таким как Прощание или Приветствие. Дополнительно созданные элементы, как правило, следует искать в категории Обычный (если только они не существовали уже в какой-нибудь другой).

1. Установите курсор в то место, куда требуется вставить элемент списка автотекста.

2. В меню Вставка выделите пункт Автотекст, а затем выделите категорию, к которой принадлежит нужный элемент.

3. Выберите имя нужного элемента списка автотекста.

Использование автозамены

Для автоматического обнаружения и исправления опечаток, орфографических ошибок и неправильного использования прописных и строчных букв можно использовать средство «Автозамена».

Например, при вводе слова эфект с последующим пробелом средство «Автозамена» исправляет введенный текст на «эффект», а текст Эток от с последующим пробелом будет исправлен на «Это кот».

Кроме того, автозамену можно использовать для быстрой вставки знаков, которые включены во встроенный список автозамен. Например, для вставки знака © введите (c).

Средства автозамены также позволяют заменить ввод длинной последовательности символов произвольным (коротким) сочетанием других символов.

Назначение элемента автозамены производят в диалоговом окне Сервис4Параметры автозамены4вкладка Автозамена (рис. 11.2).

В окне Автозамена надо установить флажок Заменять при вводе, в поле Заменить ввести назначаемое сочетание символов (имя элемента автозамены), а в поле на: – полный текст заменяемого фрагмента.

При наборе текста вводят имя элемента, а затем пробел или знак препинания (т.е. символ, который должен следовать далее). При этом имя элемента автоматически заменяется его значением.

Замечание. В окне Автозамена желательно установить и все остальные флажки, – это избавит от необходимости вручную исправлять последствия случайного нажатия клавиш изменения регистра.

Добавление элементов автозамены при проверки орфографии

1. Щелкните правой кнопкой мыши слово, подчеркнутое волнистой красной линией.

2. Выделите пункт Автозаменав контекстном меню и выберите вариант замены. Если Microsoft Word не находит вариантов исправления, пункт «Автозамена» в контекстном меню не появится.

Примечание. Если слова с ошибками и опечатками не выделяются в тексте, выберите в меню Сервис команду Параметры и откройте вкладку Правописание. Установите флажок автоматически проверять орфографию.

Если при вводе текста происходят ненужные автоматические замены, то их можно отменить нажатием клавиш CTRL+Z. Для автоматического добавления исключений в список автозамены установите флажок Автоматически добавлять слова в список в диалоговом окне Исключения при автозамене.


	Информатика студентам

11. Средства автоматизации ввода текста

Использование автотекста

Функция автозавершения.

Функция автотекста.

Использование автозамены

Добавление элементов автозамены при проверки орфографии