Информатика студентам

>
Оглавление
Введение
1. Запуск Microsoft Word
2.Структура окна MS Word
3. Выход из MS Word
4. Создание и сохранение документов в Microsoft Word
5. Ввод текста в документ Word
6. Редактирование документов
7. Форматирование документов
8. Дополнительное форматирование
9. Работа с таблицами
л10. Редактор формул
11. Средства автоматизации ввода текста
12. Стили и шаблоны
13. Слияние документов в Microsoft Office 2003
14. Работа с формами в Microsoft Office 2003
Главная

Windows XP

Word 2003

Excel 2003


на предыдущую  на следующую

4. Создание и сохранение документов в Microsoft Word


Создание документа

Открытие существующего документа
Открытие файлов других форматов
Работа с несколькими документами
Сохранение документа
Автоматическое сохранение документов
Защита сохраненного документа с помощью пароля
Закрытие документа

Создание документа

При запуске Word автоматически создается новый документ (Документ1), который в дальнейшем можно сохранить под уникальным именем. Для создания второго и последующих документов нужно щелкнуть на кнопке Создать в панели инструментов или выполнить команду меню Файл -> Создать. В первом случае сразу появляется окно нового документа. Во втором случае в области задач открывается панель Создание документа, в котором можно выбрать шаблон нового документа.

Открытие существующего документа

Основным средством открытия существующего документа MS Word является окно диалога Открытие документа. Для его открытия существует несколько способов:

  • Выбрать команду Файл –>Открыть.
  • Нажать Ctrl+O на клавиатуре.
  • Нажать кнопку Открыть на стандартной панели инструментов.

По умолчанию окно диалога Открытие документа содержит список документов папки Мои документы. Окно Открытие документа выглядит так же, как и окно сохранения. В этом окне находят нужную папку и имя файла, затем щелкают на кнопке Открыть (или выполняют двойной щелчок на имени файла).

Имена файлов, с которыми работали в последнее время, находятся в спискенижней части меню Файл. Этот список удобен для быстрого открытия нужного документа. Количество документов, отображаемых в этом списке, можно задать при помощи команды меню Сервис->Параметры->вкладка Общие->флажок Помнить список из … файлов.

Открытие файлов других форматов

MS Word позволяет открывать файлы, созданные в других форматах типа WordPerfect, Word для DOS, WordStar, Works и др. Для этого используется обычный путь: Файл –> Открыть, но в строке Тип файла нужно выбрать соответствующий тип или указать Все файлы, тогда в основном окне появится список всех файлов, из которых нужно выбрать нужный.

Работа с несколькими документами

Иногда возникает необходимость работать с несколькими документами одновременно. Это удобно как при просмотре версий одного документа, когда можно легко скопировать или переместить текст или рисунок, редактировать их, так и при работе с разными документами.

В процессе работы можно открывать уже существующие документы или создавать новые, вывести их на экран одновременно в виде окон или показывать по мере необходимости, используя меню Окно.

Для того чтобы разделить экран на две части, надо выбрать команду Окно –> Разделить, установить указатель мыши на разделительной линии и, передвинув его в нужном направлении, отпустите кнопку мыши. Если нужно увидеть одновременно все открытые документы, выбрать команду Окно –> Упорядочить все.

В список меню Окно Word вносит все открытые в настоящее время файлы. Кроме того, все открытые документы представлены на Панели задач внизу экрана и переключаться можно, используя стандартные средства Windows.

Сохранение документа

Для сохранения документа надо дать имя файлу, а также определить, в какой папке и на каком диске он будет записан. Для первоначального сохранения документа, необходимо выполнить следующие действия:

1. Выбрать пункт меню Файл –> Сохранить или нажать F12.

2. В поле Имя файла ввести имя файла или согласиться с предложенным Word.

3. С помощью раскрывающегося списка Папка выбрать имя диска. В результате его название появится в верхнем поле, а в основном окне появится список папок, содержащихся на нем.

4. Из списка папок выбрать ту, в которой будет храниться файл.

5. Выбрав все уровни вложения папок, нажать кнопку Сохранить.

Документ, в который вносятся какие-то изменения, надо также периодически сохранять. Процедура сохранения заключается в следующем: надо установить указатель мыши на кнопку с изображением дискеты и щелкнуть левой кнопкой мыши. Только после этого изменения в документе будут записаны на жесткий диск.

Частое, регулярно выполняемое сохранение также сокращает время итогового сохранения документа на диске в конце сеанса работы.

Автоматическое сохранение документов

В MS Word есть возможность автоматически сохранять документы с определенным пользователем временным интервалом. При автосохранении документ будет временно сохранен в специальном, созданном для этого системой рабочем файле. Однако в конце сеанса работы необходимо сохранить файл, как обычно, используя команду Файл –> Сохранить или Файл –> Сохранить как. Таким образом, использование автосохранения не освобождает от сохранения в процессе и в конце работы, зато страхует от потери информации.

Для того чтобы установить автоматическое сохранение, нужно выполнить следующие действия:

1. Выбрать команду Сервис –> Параметры.

2. В окне диалога Параметры перейти на вкладку Сохранение.

3. Установить флажок Автосохранение каждые… и выбрать в окне нужный временной интервал, через который будет происходить автосохранение.

Защита сохраненного документа с помощью пароля

Если необходимо защитить свой файл от несанкционированного использщования, в MS Word можно установить пароль.

Для предотвращения открытия документа используется Пароль для открытия файла. Установив его, невозможно открыть файл, не введя пароль.

В другом случае можно позволить открыть файл, работать с ним, но при этом защитить его от изменений. Тогда устанавливается Пароль разрешения записи.

Для того чтобы установить пароль, необходимо выполнить следующие действия:

1. Выбрать команду Файл –> Сохранить как и в открывшемся окне расрыть ниспадающий список Сервис и выбрать команду Параметры безопасности, или выбрать команду Сервис –> Параметры, перейти на вкладку Безопасность ( рис.4.1).

В верхней части вкладки Безопасность находятся поля ввода: Пароль для открытия файла, Пароль разрешения записи и флажок Рекомендовать доступ только для чтения.

3. Ввести с клавиатуры пароль.

Пароль может содержать до 15 символов, включая буквы, цифры, значки и пробелы. Пароль в этом поле невидим, и главное, его запомнить.

4. Нажать ОК. Появится окно диалога Подтверждение пароля.

5. Повторно ввести пароль и снова нажать ОК.

6. Нажать ОК на вкладке Безопасность.

Рис. 4.1. Вкладка Безопасность меню Сервис –> Параметры

Для удаления или замены пароля необходимо повторить описанные выше действия, удалить существующий пароль и напечатать новый, если это необходимо.

Пароль разрешения записи устанавливается аналогично.

Возможен еще вариант, когда документ можно открыть для ознакомления с ним, но нельзя, изменять. Для этого предназначен флажок Рекомендовать доступ только для чтения на вкладке Сохранение. Но этот запрет, в отличие от предыдущих случаев, легко снять.

Закрытие документа

После того, как работа с документом закончена и файл сохранен, документ можно закрыть. Если открыто сразу несколько документов, необходимо закрыть каждый документ. Существует несколько способов закрытия документа, но в любом из них при попытке закрыть документ сначала откроется окно запроса (рис. 3.1), в котором необходимо выбрать один из вариантов ответа. После ответа на запрос документ закрывается.

в начало


на предыдущую   на следующую

   


Copyright © 2010-2020
Ющик Е.В. All Rights Reserved

E-mail:
mailto:yuschikev@yandex.ru?subject=Письмо автору

Рейтинг@Mail.ru