Информатика студентам
|
|
|
Информатика студентам |
|
|
 |
4. Создание и сохранение документов в Microsoft Word
Создание документаПри запуске Word автоматически создается новый документ (Документ1), который в дальнейшем можно сохранить под уникальным именем.
Для создания второго и последующих документов нужно щелкнуть на кнопке Открытие существующего документаОсновным средством открытия существующего документа MS Word является окно диалога Открытие документа. Для его открытия существует несколько способов:
По умолчанию окно диалога Открытие документа содержит список документов папки Мои документы. Окно Открытие документа выглядит так же, как и окно сохранения. В этом окне находят нужную папку и имя файла, затем щелкают на кнопке Открыть (или выполняют двойной щелчок на имени файла). Имена файлов, с которыми работали в последнее время, находятся в спискенижней части меню Файл. Этот список удобен для быстрого открытия нужного документа. Количество документов, отображаемых в этом списке, можно задать при помощи команды меню Сервис->Параметры->вкладка Общие->флажок Помнить список из … файлов. Открытие файлов других форматовMS Word позволяет открывать файлы, созданные в других форматах типа WordPerfect, Word для DOS, WordStar, Works и др. Для этого используется обычный путь: Файл –> Открыть, но в строке Тип файла нужно выбрать соответствующий тип или указать Все файлы, тогда в основном окне появится список всех файлов, из которых нужно выбрать нужный. Работа с несколькими документамиИногда возникает необходимость работать с несколькими документами одновременно. Это удобно как при просмотре версий одного документа, когда можно легко скопировать или переместить текст или рисунок, редактировать их, так и при работе с разными документами. В процессе работы можно открывать уже существующие документы или создавать новые, вывести их на экран одновременно в виде окон или показывать по мере необходимости, используя меню Окно. Для того чтобы разделить экран на две части, надо выбрать команду Окно –> Разделить, установить указатель мыши на разделительной линии и, передвинув его в нужном направлении, отпустите кнопку мыши. Если нужно увидеть одновременно все открытые документы, выбрать команду Окно –> Упорядочить все. В список меню Окно Word вносит все открытые в настоящее время файлы. Кроме того, все открытые документы представлены на Панели задач внизу экрана и переключаться можно, используя стандартные средства Windows. Сохранение документаДля сохранения документа надо дать имя файлу, а также определить, в какой папке и на каком диске он будет записан. Для первоначального сохранения документа, необходимо выполнить следующие действия: 1. Выбрать пункт меню Файл –> Сохранить или нажать F12. 2. В поле Имя файла ввести имя файла или согласиться с предложенным Word. 3. С помощью раскрывающегося списка Папка выбрать имя диска. В результате его название появится в верхнем поле, а в основном окне появится список папок, содержащихся на нем. 4. Из списка папок выбрать ту, в которой будет храниться файл. 5. Выбрав все уровни вложения папок, нажать кнопку Сохранить.
Частое, регулярно выполняемое сохранение также сокращает время итогового сохранения документа на диске в конце сеанса работы. Автоматическое сохранение документовВ MS Word есть возможность автоматически сохранять документы с определенным пользователем временным интервалом. При автосохранении документ будет временно сохранен в специальном, созданном для этого системой рабочем файле. Однако в конце сеанса работы необходимо сохранить файл, как обычно, используя команду Файл –> Сохранить или Файл –> Сохранить как. Таким образом, использование автосохранения не освобождает от сохранения в процессе и в конце работы, зато страхует от потери информации. Для того чтобы установить автоматическое сохранение, нужно выполнить следующие действия: 1. Выбрать команду Сервис –> Параметры. 2. В окне диалога Параметры перейти на вкладку Сохранение. 3. Установить флажок Автосохранение каждые… и выбрать в окне нужный временной интервал, через который будет происходить автосохранение. Защита сохраненного документа с помощью пароляЕсли необходимо защитить свой файл от несанкционированного использщования, в MS Word можно установить пароль. Для предотвращения открытия документа используется Пароль для открытия файла. Установив его, невозможно открыть файл, не введя пароль. В другом случае можно позволить открыть файл, работать с ним, но при этом защитить его от изменений. Тогда устанавливается Пароль разрешения записи. Для того чтобы установить пароль, необходимо выполнить следующие действия: 1. Выбрать команду Файл –> Сохранить как и в открывшемся окне расрыть ниспадающий список Сервис и выбрать команду Параметры безопасности, или выбрать команду Сервис –> Параметры, перейти на вкладку Безопасность ( рис.4.1). В верхней части вкладки Безопасность находятся поля ввода: Пароль для открытия файла, Пароль разрешения записи и флажок Рекомендовать доступ только для чтения. 3. Ввести с клавиатуры пароль. Пароль может содержать до 15 символов, включая буквы, цифры, значки и пробелы. Пароль в этом поле невидим, и главное, его запомнить. 4. Нажать ОК. Появится окно диалога Подтверждение пароля. 5. Повторно ввести пароль и снова нажать ОК. 6. Нажать ОК на вкладке Безопасность.
Рис. 4.1. Вкладка Безопасность меню Сервис –> Параметры Для удаления или замены пароля необходимо повторить описанные выше действия, удалить существующий пароль и напечатать новый, если это необходимо. Пароль разрешения записи устанавливается аналогично. Возможен еще вариант, когда документ можно открыть для ознакомления с ним, но нельзя, изменять. Для этого предназначен флажок Рекомендовать доступ только для чтения на вкладке Сохранение. Но этот запрет, в отличие от предыдущих случаев, легко снять. Закрытие документаПосле того, как работа с документом закончена и файл сохранен, документ можно закрыть. Если открыто сразу несколько документов, необходимо закрыть каждый документ. Существует несколько способов закрытия документа, но в любом из них при попытке закрыть документ сначала откроется окно запроса (рис. 3.1), в котором необходимо выбрать один из вариантов ответа. После ответа на запрос документ закрывается. |
|
Copyright © 2010-2023 |
на предыдущую
Создать в панели инструментов или выполнить команду меню Файл -> Создать.
В первом случае сразу появляется окно нового документа.
Во втором случае в области задач открывается панель Создание документа, в котором можно выбрать шаблон нового документа.
Документ, в который вносятся какие-то изменения, надо также периодически сохранять. Процедура сохранения заключается в следующем: надо установить указатель мыши на кнопку с изображением дискеты и щелкнуть левой кнопкой мыши. Только после этого изменения в документе будут записаны на жесткий диск.