на предыдущую  на следующую

7.  Работа со списками данных

7.1. Сортировка данных
Сортировка списка по данным одного столбца
Сортировка по данным нескольких столбцов
Пользовательский порядок сортировки

В Microsoft Excel под списком понимается набор строк таблицы, содержащий связанные данные, например набор адресов и телефонов клиентов. Список может использоваться как база данных, в которой строки выступают в качестве записей, а столбцы являются полями. Первая строка списка при этом содержит названия столбцов.

В Microsoft Excel понятия список и база данных взаимозаменяемы. При создании списка на рабочем листе необходимо выполнять следующие условия:

1. Используйте только один список на листе. Избегайте создания более чем одного списка на листе. Некоторые возможности управления списком, например, фильтрация, могут быть использованы только для одного списка.

2. Помещайте подобные объекты в один столбец. Спроектируйте список таким образом, чтобы все строки содержали подобные объекты в одном столбце.

3. Держите список отдельно. Между списком и другими данными листа необходимо оставить, по меньшей мере, одну пустую строку и один пустой столбец. Это позволяет Microsoft Excel быстрее обнаружить и выделить список при выполнении сортировки, наложении фильтра или вставке вычисляемых автоматически итоговых значений.

4. Располагайте важные данные сверху или снизу от списка. Избегайте размещения важных данных слева или справа от списка; данные могут быть скрыты при фильтрации списка.

5. Отображайте строки и столбцы. Перед внесением изменений в список убедитесь в том, что все скрытые строки и столбцы отображены. Если строки или столбцы списка скрыты, данные могут быть непреднамеренно удалены.

При форматировании списка рекомендуется следовать следующим правилам:

1. Используйте форматировании подписей столбцов. Заголовки столбцов должны находиться в в первой строке списка. Excel использует подписи при создании отчетов, поиске и организации данных. Шрифт, выравнивание, формат, шаблон, граница и формат прописных и строчных букв, присвоенные заголовкам столбцов списка, должны отличаться от формата, присвоенного строкам данных. Перед вводом подписей столбцов ячейкам должен быть присвоен текстовый формат.

2. Используйте границы ячеек. Для отделения подписей от данных следует использовать границы ячеек, а не пустые строки или прерывистые линии.

3. Следите за отсутствием пустых строк и столбцов. В самом списке не должно быть пустых строк и столбцов. Это упрощает идентификацию и выделение списка.

4. Следите за отсутствием начальных и конечных пробелов. Дополнительные пробелы в начале и конце ячейки влияют на поиск и сортировку. Вместо ввода пробелов рекомендуется использовать сдвиг текста внутри ячейки.

5. Включайте расширенный список форматов и формул. При добавлении новых строк в конец списка Excel использует согласованные форматы и формулы. Если расширение форматов и формул включено, новые данные в конце списка форматируются так же, как и предыдущие ряды, а формулы, повторяющиеся в каждой строке, копируются в новую строку. Чтобы форматы и формулы расширялись, они должны появляться, по крайней мере, в трех из пяти вышестоящих строках списка. Включение и выключение расширения форматов и формул проводится следующим образом:

1. Выберите команду Сервис =>Параметры, а затем — вкладку Правка.

2. Чтобы автоматически установить/запретить форматировать новые элементы, добавляемые в конец списка, установите/снимите флажок Расширять форматы и формулы в списках.

7.1  Сортировка данных

Сортировка – это расположение записей списка по возрастанию или убыванию значений какого-либо столбца.

Строку с итоговыми данными следует отделить от сортируемого диапазона пустой строкой.

Сортировку можно выполнить:

а)  кнопками панели инструментов (этот способ удобно использовать для сортировки списка по данным одного столбца);

б) командой меню ДанныеСортировка (этот способ можно применять для сортировки как по одному столбца, так и по нескольким столбцам).

Сортировка списка по данным одного столбца

1. Активизировать любую ячейку в столбце, значения которого требуется отсортировать.
2. В панели инструментов щелкнуть нужную кнопку:

• - сортировать по возрастанию ;
• – сортировать по убыванию;

В результате будут переставлены все строки списка в соответствии с перестановкой данных сортируемого столбца. Если перед выполнением сортировки выделить столбец, то появится окно с запросом (рисунок 7.1).

Рис. 7.1

Варианты действий:

• автоматически расширить выделенный диапазон – будут переставлены все строки списка;
• сортировать в пределах указанного выделения – будут переставлены только значения выделенного столбца.

Сортировка по данным нескольких столбцов

Сортировка списка по данным нескольких столбцов – это вложенная сортировка. Как правило, вложенная сортировка применяется в том случае, когда хотя бы один столбец списка имеет повторяющиеся записи.

Пример такого списка показан в таблице на рисунке 7.2.

Рис. 7.2

Выполнение вложенной сортировки

1. Активизировать любую ячейку в списке или выделить диапазон, подлежащий сортировке.
2. Выполнить команду меню Данные => Сортировка.

   Откроется диалоговое окно Сортировка диапазона (рисунок 7.3).

3. Указать столбцы сортировки в полях:
• Сортировать по
• Затем по
• В последнюю очередь по

В первом поле (Сортировать по) следует указать столбец верхнего уровня сортировки. Как правило, для первых уровней выбираются столбцы с повторяющимися записями. При выполнении сортировки записи в таких столбцах группируются. Сортировка по столбцу, указанному во втором поле, выполняется внутри отсортированных групп данных первого столбца. Для каждого поля нужно указать порядок сортировки – по возрастанию или по убыванию.

Если установлен переключатель Идентифицировать поля по подписям, то в полях окна отображаются подписи столбцов. При выборе второго переключателя (или при отсутствии подписей столбцов) поля идентифицируются по заголовкам столбцов Excel, т.е. Столбец A, Столбец B, Столбец C.

Пользовательский порядок сортировки

Как уже отмечалось, Excel использует свой порядок сортировки, получивший название обычный (стандартный) или по умолчанию. В то же время имеется возможность создания нестандартного порядка сортировки, получившего название пользовательского порядка сортировки. При желании пользователь может создать несколько разных пользовательских порядков сортировки.

Надо отметить, что к числу пользовательских отнесены сортировки месяцев и дней недели, поставляемые вместе с Excel (см. меню Сервис, команда Параметры, вкладка Списки).

Пользовательский порядок сортировки можно создать либо из существующих на листе элементов, либо с помощью непосредственного ввода списка.

Если ряд элементов, который необходимо представить в виде пользовательского порядка сортировки, был набран заранее, то надо проделать следующие действия:

1. Выделите необходимые элементы на листе.
2. Выберите команду Сервис - Параметры, а затем откройте вкладку Списки.
3. Для подключения выделенного списка нажмите кнопку Импорт.

Порядок создания нового списка с помощью непосредственного ввода следующий:

1. Выберите команду Сервис - Параметры, а затем откройте вкладку Списки.
2. Выберите Новый список из списка Списки, а затем введите данные в поле Элементы списка, начиная с первого элемента.
   После ввода каждой записи нажимайте клавишу ENTER.
3. Нажмите кнопку Добавить после того, как список будет набран полностью.

Чтобы использовать пользовательский порядок сортировки:

1. В окне Сортировка диапазона нажмите кнопку Параметры.
2. В окне Параметры сортировки в поле Порядок сортировки по первому ключу выберите требуемый пользовательский порядок сортировки и нажмите кнопку OK.
3. Выберите другие необходимые параметры сортировки.

Заданный на шаге 3 порядок сортировки применяется только для столбца, указанного в поле Сортировать по. Чтобы использовать нестандартный порядок для сортировки нескольких столбцов, следует последовательно выполнить несколько отдельных сортировок для каждого из столбцов. Например, чтобы сортировать данные по столбцам А и В (сначала по А, а потом по В), сначала проведите сортировку по столбцу В, задав требуемый порядок сортировки в окне Параметры сортировки. Затем проведите аналогичную сортировку списка по столбцу А.

в начало

на предыдущую   на следующую

Copyright © 2010-2024
Ющик Е.В. All Rights Reserved

E-mail:
mailto:yuschikev@yandex.ru?subject=Письмо автору