3.  Форматирование рабочего листа

3.1. Формат ячеек
3.2. Форматирование структуры листа
    Изменение ширины столбцов
    Изменение высоты строк
    Добавление строк (столбцов)
    Удаление строк (столбцов)
    Скрытие строк (столбцов)
    Отображение скрытых строк (столбцов)
    Фиксация областей листа

3.1. Формат ячеек

Программа Excel распознает тип данных еще при вводе и отображает данные соответствующим образом. Так текст выравнивается по левому краю ячейки, а числа – по правому краю. Однако можно изменить и способ выравнивания, и другие параметры по своему усмотрению. Настроить формат ячеек можно до их заполнения, но удобнее сначала ввести данные, затем вернуться к ячейке, которую следует отформатировать (или выделить диапазон ячеек с одним типом формата) и приступить к форматированию.

Форматирование ячеек выполняют в диалоговом окне Формат ячеек, которое открывается из контекстного меню текущей ячейки (выделенного диапазона) или в меню Формат4 Ячеек. Это окно содержит несколько вкладок, позволяющих задать различные параметры форматирования.

Вкладка Число позволяет выбрать основной формат для отображения содержимого ячеек. Формат Общий предназначен как для числовых, так и для текстовых данных, отображаемых в том виде, в котором они были введены. Для выбранных форматов приводится краткое описание, образец отображения и запрос некоторых параметров. Так для форматов Дата и Время можно выбрать определенный тип, для форматов Числовой и Процентный можно указать количество десятичных знаков, для формата Денежный – символ денежной единицы (р., $, € и др.).

На вкладке Выравнивание задается способ горизонтального и вертикального выравнивания данных в ячейке, а также вертикальная ориентация или угол наклона.

Флажок Переносить по словам позволит расположить слова на отдельных строках в текущей или выделенных ячейках.

Флажок Объединить ячейки предназначен для объединения выделенных ячеек.

На вкладке Шрифт устанавливают гарнитуру и начертание шрифта в выделенных ячейках.

Вкладка Граница позволяет задать рамки для внешних и внутренних границ диапазона. Если этого не сделать, то на печати таблица не будет обрамлена. Рабочий лист содержит только линии сетки, которые не выводятся на печать.

Вкладка Вид служит для управления цветовым оформлением ячейки.

Многие настройки можно выполнить кнопками панели инструментов. Например, кнопки установки параметров шрифта и выравнивания и другие кнопки.

Кнопки числовых форматов

 

Кнопки границ, фона ячейки и цвета текста.

 

Кнопки объединения и отмены объединения ячеек.

 

Кнопка объединения выделенных ячеек и расположение текста по центру объединения.

Эту операцию удобно использовать для оформления заголовков. Например, в таблице на рисунке 3.1 заголовок размещен по центру объединенных ячеек A1:D1.

Рис. 3.1

3.2.                Форматирование структуры листа

Изменение ширины столбцов

·         

Перетащить мышью правую границу заголовка столбца до нужной ширины столбца.

·          В контекстном меню столбца (щелкнуть правой кнопкой мыши на заголовке столбца, т.е. на букве) выбрать команду Ширина столбца. В диалоговом окне установить нужное значение ширины в пунктах. Это действие можно выполнять для нескольких столбцов, предварительно выделив их.

·          Выполнить двойной щелчок на правой границе заголовка столбца. Ширина столбца будет установлена по максимальной длине содержимого.

·          Для выделенных столбцов выполнить команду меню Формат4 Столбец. В подменю выбрать нужную команду:

#       Ширина– открывает диалоговое окно для установки точного значения;

#       Автоподбор ширины – устанавливает ширину столбцов по размеру содержимого.

#       Стандартная ширина– открывает окно Ширина столбца, но в этом случае изменение значения приводит к изменению стандартной ширины, т.е. всех столбцов рабочего листа, которые не были изменены принудительно.

Изменение высоты строк

·          Перетащить мышью нижнюю границу заголовка строки.

·          В контекстном меню строки (щелкнуть правой кнопкой мыши на заголовке строки, т.е. на цифре), выбрать команду Высота строки. В диалоговом окне установить нужное значение в пунктах. Эту операцию можно выполнять для нескольких строк, предварительно выделив их.

·          Выполнить двойной щелчок на нижней границе строки. Высота строки будет установлена по размеру ее содержимого.

·          Для выделенных строк выполнить команду меню Формат4 Строка. В открывшемся подменю выбрать нужную команду:

#       Высота – открывает диалоговое окно для установки точного значения в пунктах;

#       Автоподбор высоты – устанавливает высоту строк по размеру содержимого.

Добавление строк (столбцов)

·        Контекстное меню строк (столбцов) 4 Добавить ячейки.

·          Для выделенных строк (столбцов) выполнить команду меню Вставка 4 Строки( Столбцы).

Новые строки (столбцы) будут вставлены перед выделенными. Причем будет добавлено столько строк (столбцов), сколько их было выделено перед выполнением операции.

Удаление строк (столбцов)

·          В контекстном меню строк (столбцов) выбрать команду Удалить.

·          Для выделенных строк (столбцов) выполнить команду меню Правка 4 Удалить.

 

 

Скрытие строк (столбцов)

·          В контекстном меню строк (столбцов) выбрать команду Скрыть.

·          Для выделенных строк (столбцов) выполнить команду меню Формат4 Строка (Столбец)4 Скрыть.

·          Установить значение высоты строки (ширины столбца) равным нулю.

Скрытые строки (столбцы) не отображаются на экране и не выводятся на печать, но их данные участвуют в вычислениях.

Отображение скрытых строк (столбцов)

Выделить диапазон строк (столбцов), включающий скрытые строки (столбцы) и выполнить одну из команд:

·          контекстное меню 4 Отобразить;

·          меню Формат4Строка (Столбец)4 Отобразить.

Фиксация областей листа

При пролистывании таблицы большого размера (превышающего размер экрана) желательно, чтобы некоторые области таблицы (например, подписи столбцов и/или строк) оставались видимыми, а не прокручивались вместе со всеми данными.

Закрепление областей:

-     активизировать ячейку расположенную ниже и правее области, которая должна быть зафиксирована;

-     выполнить команду меню Окно4 Закрепить области.

Например, при пролистывании таблицы, показанной на рисунке 3.2, всегда будут видны заголовок таблицы, подписи столбцов и строк, если команду закрепления выполнить, активизировав ячейку В3(на рисунке зафиксированная область отмечена точечной заливкой).

Рис. 3.2

Для отмены фиксации областей нужно выполнить команду меню Окно4 Снять закрепление областей.